人民日报社财务信息化建设实践与再思考
余庆
（人民日报社技术部）
[摘 要] 财务工作作为报社管理运营的重中之重，其信息化建设对于提高报社运作效率、建立及维护核心竞争力具有举足轻重的作用。本文在分析总结人民日报社财务信息化建设成果和面临问题的基础上，重点论述了系统建设思路、主要内容和改进完善方向，并提出若干建议。
[关键词] 信息化建设 财务业务
财务工作作为报社管理运营的重中之重，其信息化建设对于提高报社运作效率、建立及维护核心竞争力具有举足轻重的作用。发展至今，所谓的财务信息化，已然不能等同于简单的会计电算化，而是要求综合考虑相关生产、营销、人力资源乃至管理方面的知识，利用现代信息技术平台重组业务流程，并依此建立相应的财务组织模式，将所有环节与财务紧密结合、所有运行状态以财务数据得以体现、所有财务结果尽快反馈到各级管理层手中，以凸显财务集中式管理节约成本、提高效率以及有效监督的优势。本文结合人民日报社的财务信息化建设实际，分析建设取得的成果和面临的问题，并提出若干建议。
1 建设背景
2007年以前，人民日报社计划财务部根据自身业务需要，利用当时主流信息技术开发部署了用友U8财务管理软件等系统。这些系统在一段时间内较好地支撑了报社财务的相关业务，随着技术的发展和财务业务的拓展，特别是以目标管理和预算控制为核心的现代化管理系统的发展，报社需要更健全、更完善的财务管理信息系统——一个集会计核算、财务管理与经营管理为一体的财务管理信息系统。原有系统简单的电算化、记账式管理模式已经不能够满足报社对财务管理的要求，一些不足也逐渐显现出来。一是业务覆盖不全。U8软件等原有系统的建设主要面向各业务的帐务管理展开，并没有建设各个业务系统；二是功能相对单一。原有系统可以实现账务条目管理，但无法查询账目的科目明细和单据等具体信息；三是自动化程度较低。预算管理、费用报销、工资发放等帐务信息只能靠手工逐项录入的方式进行初始登记；四是系统较为封闭。原有系统建设时未预留相应接口，无法与人事、办公等外部系统进行交互。 此外，当时报社的多项财务业务还辅以Office软件录入、汇总的方式进行，处于依赖人工管理的阶段。在工资管理方面，财务人员每月打印出全社职工工资条的Excel表格并裁成长条后发放至个人；在预算管理方面，财务人员汇总各部门的年度预算申报纸质材料并交由领导审批，审核通过后，财务人员再将预算金额登记到各部门的经费本上；在报销管理方面，财务人员在部门发生报销业务后，将剩余费用登记到其报销本上等等。 以上问题和现象已经不适应信息化建设的要求，在一定程度上制约了报社财务信息化工作的发展，因此，对人民日报社的财务业务进行分析、整合和功能完善已显得十分必要和迫切。
2 建设思路
人民日报社财务信息化建设紧紧围绕报社计划财务部的预算发布管理、经费报销、稿费发放、经费结算等主要业务展开，兼顾职工的工资信息查询等。针对财务工作覆盖面广、业务种类繁多、处理环节严谨、数据要求精准等特点，信息化建设遵循“全面应用、细分业务、强化处理、规范流程”的总体思路。 全面应用。要实现人民日报社财务信息化的全面应用，就必须立足财务，覆盖业务，服务报社。我们设想，在统一的顶层规划下，结合报社财务工作的实际，建设工资条管理、稿费管理、预算报销管理和代印点经费结算管理等系统，基本涵盖报社财务工作的主要业务并在全报社范围内推广使用。 细分业务。报社财务工作业务繁多，建设时要理清头绪，细分业务，合理规划。不仅要细化各项业务的内容极其管理功能，还要梳理各项业务内部极其之间的数据关联，合理划分需建设的系统和模块，为信息化建设奠定基础。 强化处理。业务处理和数据处理是财务工作的核心内容。强化业务处理环节，优化处理流程，使得财务人员的业务操作变得轻松和便捷；强化业务数据的深度加工和处理，充分发掘和利用数据信息，实现信息价值的提升。 规范流程。财务数据要求精准，建设时要结合各项业务的特点，在考虑任务和角色对应关系的基础上，梳理各项工作的步骤，规范业务工作流程。通过规范流程，防范中间错误，杜绝违规操作，提高工作效率。
3 建设内容
为实现人民日报社财务信息管理的完备化、智能化和人性化，在用友U8财务管理软件等原有系统的基础上，从2007年开始，人民日报社展开了新的财务信息化建设工作，已经完成了工资管理、稿费管理、预算报销管理和代印点经费结算等4个系统的建设，形成了集业务管理和帐务管理为一体的财务信息化管理体系（如图1所示）。
3.1工资管理系统 工资管理系统通过按月分类上传在职人员、离退休人员等的工资数据文件，实现了部门及个人工资条网上查询和统计功能，便于领导了解和掌握本部门人员的工资情况。
3.2稿费管理系统 稿费管理系统通过规范稿费登记、上报、审核的流程，保证了稿费数据的准确性和实时性。稿费单的部门审核通过电子化签批来完成，保证签批的有效性和时效性。
3.3预算报销管理系统 预算报销系统统筹管理全社各个部门的财务预算申报及支出情况，该系统通过建立报社各业务部门与计财部之间关于借款、报销、还款数据的上报、审核、汇总的协作工作环境，实现了报社各业务部门与计财部的财务信息共享及信息的互联互通，便于财务部门实时掌控报社各部门的经费支出情况，实现库存现金的当日结算及登记管理，提高报社预算管理及报销业务的工作效率。
3.4代印点经费结算系统 代印点经费结算系统实现了报社计财部与发行出版部门、供应部门的相关数据共享，财务部门及时获取由管理部门审核通过的各代印点每月结算数据，定时与各代印点、管理部门完成财务结算工作，加快了资金的流转，增加了工作的透明度，提高了办公效率。物资供应管理系统对新闻纸的采购计划、发货验收、对帐、账务结算等进行管理，便于及时了解新闻纸的市场行情，掌握印点纸张的库存情况。系统还实现了报社财务与纸厂及印点及时对帐和结算，加快了资金周转。
4 完善建议
4.1促进融合，提升效力 提升效力是财务信息化建设的主要目标；避免信息孤岛、促进系统融合是实现效力提升的必要条件。目前，报社财务系统内部架构较为合理、功能较为完善，但与外部系统间的关联融合不够，在一定程度上制约了整体效力的发挥。仅以人事系统为例，由于社内人员职务、职称调整较为频繁，而随之带来的相应工资变化无法在工资管理系统中自动体现。当前在工资管理系统中采取的应对方式是由管理员依照人事相关命令对工资部分项目进行手工修改后上传。这种方式操作繁琐，工资管理还处于半自动化状态，并未真正达到一体化管理的效果，导致相关数据的一致性和时效性难以保证。实际上，以唯一标识的人员编码为基础，辅以相应系统接口，即可实现工资管理与人事系统中职务、薪酬模块的对接，完成将人事系统中的人员职务职称及工资变化信息直接推送到工资管理系统的工作。推而广之，建议在后续建设中注重促进系统融合，实现财务系统与相关外部系统之间的系统互联、信息互通与业务互应用，使之形成有机整体，提升整体效力。
4.2规范数据，实现联动 业务系统联动而不孤立是财务信息化建设的主要内容；数据处理是财务业务工作的核心，实现数据标准的规范统一是实现系统联动的前提条件和基础。具体到帐务信息管理的联动，数据规范和相关会计科目设置工作显得尤为重要。多年来，报社一直采用用友软件管理帐务信息，所有业务系统的记账凭证，包括报销、工资、稿费发放等，都要登记到用友软件的相应明细科目中。由于各业务系统与用友软件的数据标准不一致，加之科目划分的角度不同、粒度不一，导致各业务系统生成的记账凭证不能直接导入到用友软件中，无法实现系统间的联动。目前这类问题的解决办法是财务人员手工录入，工作量较大并且容易造成数据的不一致。因此，建议在规范数据标准的基础上，统一业务系统与用友软件的记账凭证类别设置、凭证号编码规则等会计科目设置口径，使账务信息既符合业务系统的管理要求，又符合用友软件的账务要求，实现业务系统与用友软件的帐务管理联动。
4.3整合资源，服务决策 核心业务系统的发展完善是财务信息化建设的基础性工作；服务决策，为科学决策、快速决策提供辅助支持，是对财务信息化建设的更高要求。然而在实际工作中，财务工作的决策支撑作用往往没有充分发挥出来，其主要原因是由于各业务系统的信息、功能等资源未能得到有效整合和深度挖掘，难以为决策提供所需的综合性数据和增量信息。整合现有业务系统资源，更好地为决策提供科学依据与支持，是财务信息化建设下步完善的重点。为此，我们考虑利用异构数据库接口技术，对4个系统的业务数据等资源进行二次加工并形成综合报表，推送到辅助决策数据库；同时，利用数据挖掘的理论和方法建立相应数学模型，发现隐藏信息，实现信息增值，为分析问题和工作决策提供依据。
5 建设延伸 报社的财务信息化建设取得了一些成果，但仍有部分空白亟待填补。例如，现有系统尚未覆盖固定资产业务，还需进一步延伸建设。目前报社固定资产管理实行的是分级归口管理体制，各部门分工负责本部门的固定资产管理。财务部门负责价值管理，归口部门负责技术管理，保管或使用部门负责实物管理。由于资产没有统一的信息平台，各部门之间难以理清资产的实时状态，如：有的保管使用部门不清楚自己到底有多少类资产；归口部门不知道固定资产的价值和已使用年限，而财务部门使用用友U8财务管理软件进行的账面价值又与实物管理长期脱节，造成管理混乱。此外，为保证报社固定资产核算的真实性和完整性，报社会定期（通常为一年）派专人到各个部门开展清产工作，对全社的固定资产进行清查盘点并手工记录结果，此项工作相当繁琐。因此，亟待建设固定资产管理系统，以实现对报社设备、汽车、房屋建筑等各类固定资产的验收、转移、报废等的统一管理。 报社固定资产管理的建设重点应包括两方面内容。一是实现精细化管理。通过系统建设，统筹管理报社设备类、房屋和建筑类、汽车类等固定资产，实现各业务部门与计划财务部之间关于固定资产验收、转移、盘亏报废、盘盈等的网上报批和管理。二是支撑科学决策。首先是在数据层面，能够为辅助决策提供精准、可靠、全面、细分的数据支持；其次是在功能层面，通过建立相关数学模型，实现统计、查询、分析等功能，为科学决策提供支撑。如能很好地完成以上两方面的建设工作，就可以在精细化管理的基础之上实现科学决策，服务于报社发展大局。 固定资产管理系统的建设还需处理好与外部系统的关系。固定资产管理系统应该搭建于计划财务部固定资产账务管理与辅助决策系统之间。首先实现实时数据共享，保证帐卡一致，然后再将数据推送到辅助决策数据库，便于领导及时了解情况、分析问题和工作决策时参考（固定资产管理系统与外部系统关系如图2所示）。
6 几点思考
6.1信息化建设的基础是需求分析 需求是信息化建设的源头活水，但需求往往是动态的，对需求的理解不是一蹴而就的，需要紧密跟踪、反复磨合。财务业务的需求更具复杂性，需要综合考虑、适度取舍。这就要求技术人员深入用户，真正了解、理解他们的实际工作流程，并在此基础上将业务需求准确的提炼和描述出来，通过做细做精需求文档的方式，为后续代码编写调试、系统部署及验收等提供支撑和依据。与此同时，在系统模块划分、功能设计、页面设计等细节方面要符合财务人员的操作习惯，系统中模拟的工作模式要尽可能地贴近用户需求，力争设计出的财务软件工具好用、易用、管用。
6.2信息化建设的核心是规范管理 规范管理是利用信息技术实现规范业务流程，强化信息处理的科学管理过程。以预算报销系统为例，我们着重从以下几方面进行规范管理。首先是规范通用业务流程的管理，彻底梳理全社日常预算、报销业务流程并重组优化，统一工作流程和环节，确定流程各个节点的职责并赋予相应的权限。其次，还要规范特殊业务流程管理。对于超出预算项目范围的特殊业务，系统通过建设紧急支付模块，规范了主管会计填写紧急支付凭单、审核及出纳办理等流程。最后，还须规范数据管理，确保数据一致。预算充足是报销的前提，报销需要核减预算，建设时采取在两类业务的各个处理环节建立关联的方法，保证预算余额和报销金额两类数据的一致。
6.3信息化建设的关键是推进应用 信息化建设的成果要与实际应用紧密结合起来，以建设带动应用，以应用促进建设，形成良性互动。在代印点经费结算系统的使用推进过程中，我们采取了如下措施。一是抓培训促应用。通过“分步走”的方式，先后组织了6个印点和全国46个印点的两次培训，指导各印点工作人员掌握系统的操作方法，为后续系统应用打好基础。二是抓典型促推广。筛选出6个具有代表性的印点进行试用，组织他们分别填报发行出版、纸张物资等数据，通过先期实验的方式来验证系统获取、汇总数据的准确性，待系统优化、稳定后再推广至全国46个印点的全面使用。三是抓考核促落实。制定明确的考核细则，在系统全面使用后，对各个代印点进行经常性的操作考核，促进应用落到实处。
6.4 信息化建设的目标是提升效力 信息化建设通过促进各业务系统在规划、建设和应用等方面的有机融合，形成有效合力，进而达到提升整体效力的目标。一是业务横向融合，提升计划财务部内部工作效力。例如，在预算报销系统规划阶段，我们以库存资金为纽带，规划建设了预算管理、报销管理、外币管理、库存管理等模块，促进业务在计划处、经费处和资金处等处室间的横向融合，提升计划财务部内部工作效力。二是应用纵向贯通，提升报社整体工作效力。代印点经费结算包括发行出版、物资供应、财务结算等子系统建设，实现了46个代印点在网上分别填报数据，上报至发行出版部审核，审核通过后再将报表汇总提交至计划财务部，促进应用在报社各部门间的纵向贯通，提升报社整体工作效力。 7 结束语 人民日报社财务信息化已经完成了内部主要业务系统的建设，实现了报社财务业务管理的网络化办公，提高了报社财务工作效率和管理水平。财务信息化建设是一项较为复杂、需要依照相关财务政策不断修正、并在实际工作中不断完善的系统工程，实现这个目标，我们任重道远。随着信息技术的不断发展和融合，我们还要充分利用网络技术和资源，着手考虑报社内部财务系统与财政部、税务、医保等外部系统的对接，完成“全覆盖内部业务、广连接外部系统”的人民日报社财务信息化的全面建设。
参考文献： 1 人民日报社综合信息网建设项目-财务管理系统需求规格说明书》. 北京，2007.08. 2 段铭.《会计信息化下报业集团财务管理问题探析》.《财务与管理》， 2009年第9期. 3 黄昕.《当前财务管理信息化建设存在的问题及对策》.《商业文化》， 2012年第3期.
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