北京电视台办公行政管理系统的建设与应用推广

刘朵 李萍 甄正

（北京电视台 快威科技集团有限公司）

摘要

为了促进北京电视台办公自动化、管理现代化发展进程，建设符合网络日常办公和行政管理需求的信息系统。按照系统建设原则，将系统建设过程划分为三个阶段，选择“少用户大应用”和“多用户小应用”的两个典型功能应用，作为系统建设和应用推广的突破重点。在深入分析了系统建设和应用推广的难点后，提出“为关键人物和关键部门提供重点服务” 等对应策略，“建章立制”等具体工作方法。系统的成功应用，不仅实现了建设目标，也成为风险防控、政务公开的有力工具。

关键词 办公行政管理 信息系统 实施步骤 应用推广难点 策略方法

1 引言 北京电视台的信息化建设规划了服务于节目生产业务的全台制播体系，和服务于办公行政业务的职能管理体系。在建设过程中，全台制播体系相继建成并投入使用十余个系统，网络化应用已覆盖节目生产、制作、播出、媒资等各个环节，电视节目制播全面实现信息化。与此同时，我台在行政职能管理方面自动化应用程度相对较低，仅有寥寥无几的部门，建设使用了独立的业务系统或数据库管理系统，不仅缺少信息的全方位迅速采集处理，还缺乏协同办公的支持环境，极大地降低了整体工作效率，降低了北京电视台办公行政管理水平。 为了改善这一情况，我台建设了办公行政管理系统，建设目标是：满我台网络日常办公、行政管理、以及各部门办公与行政管理的需要，建设一套覆盖全台收发文管理、行政办公、日常事务办理的办公行政管理系统，促进北京电视台办公自动化、管理现代化的发展进程。

2 系统架构和功能

2.1系统架构 我台已搭建了办公网络基础平台，主要包括： 1） 中心数据库； 2） 统一门户平台； 3） 应用服务平台； 4） LDAP目录服务； 5） 统一认证平台； 6） 企业服务总线； 7） 服务注册平台； 8） 流程管理平台等系统。 办公网络基础平台上整合了多个业务系统，如图1所示，主要包括： 1） 邮件系统； 2） 广告系统； 3） 节目生产系统； 4） 财务系统； 5） 人事系统等业务系统。 本系统采用实现统一门户和统一认证，所有员工均通过登陆北京电视台门户网站，进行统一认证，登陆本系统，获得本系统的业务角色和权限，处理业务。系统与其他业务系统通过应用服务平台和中心数据库进行服务和数据的交互。

2.2系统功能 北京电视台办公行政管理系统主要包括下列功能，如表1所示。 表1 北京电视台办公行政管理系统主要功能展示

3系统建设和应用推广

3.1系统建设原则和步骤

3.1.1系统建设原则 项目组按照台内现有行政职能管理情况，制定了符合我台办公信息发展规划的系统建设原则： （1）总体规划、分步实施原则：先构建核心业务，后系统全面整合； （2）一致性原则：不同建设阶段按照流程规范和统一标准进行实施； （3）渐进性原则：项目建设稳步推进，逐步提升应用的深度和广度； （4）科学性原则：对跨业务模块的交互信息做科学分析和技术整合，实现资源共享目的。

3.1.2系统实施步骤 考虑到系统建设内容繁多，应用涉及九个业务主管部门十余科室，用户覆盖全台，并且很多业务需要多个部门协同办理。若各应用齐头并进建设，同时开展工作，需求调研和建设实施的范围都会很大，多部门协调工作也会有相当难度，各种因素的相互制约，均会影响项目建设进度。项目组遵循系统建设原则，规划了系统实施步骤，分三个阶段进行建设。

3.1.2.1第一阶段，是初步整合、平稳推进阶段。 第一阶段工作内容和实现功能如下： 1实现系统与办公网络统一软、硬件平台集成，在人员信息和服务的统一管理基础上，建立北京电视台办公行政管理系统架构。此架构既包括技术架构，还包括台领导签发颁布的规章制度等管理架构。 2选择“设备购置申请审批”和“设备维修申请审批”为公文应用建设试点。此类业务功能复杂，多个部门协同办理业务；但用户范围较小，仅涉及技术部门和台领导。这2个公文应用的试点，可以为第二阶段建设和推广全台范围多种类型的公文应用积累经验。 3选择“车辆管理”、“会议室预定”为小应用整合建设试点。此类业务功能简单，审批流程环节少；但用户范围广泛，涉及全台所有部门。 综上所述，选取这两类试点应用，有利于在项目建设的第一阶段，实现网络办公“从无到有”的目标。

3.1.2.2第二阶段，是建设重点应用，持续优化阶段。 第二阶段工作内容和实现功能如下： 1全面建设公文应用，根据我台“公文管理”业务的具体需求，定制开发。公文应用，是第二阶段和整个项目的重点建设功能，是本系统的基础应用。 2实现“人事转单”和“中层干部离京请销假”等功能，突出办公自动化的优势。

3.1.2.3第三阶段，是全面整合，应用深度扩展阶段。 第三阶段集中实现部门间的业务申请和部门的个性需求，提高部门之间协作效率和业务管理水平。如“设备报修”、“申报预定”、“监审风险防控管理”等。

3.2系统应用推广的难点 经过前期深入调研、细致设计、优化开发、全面测试，系统实现了第一阶段各项功能。如何使全体员工能熟悉操作，接受并适应新的业务办理模式，如何推广系统成功地全面应用？成为项目组面临技术实现之外的新问题，同时发现系统应用推广存在如下难点： 首先，使用者工作习惯改变带来的抵触，以及试运行期间业务双轨处理带来的不便，将导致系统在推广过程中遇到阻力。项目组要让各级领导和员工都认识到，这种“暂时的不习惯和不方便”是我台实现规范化、精细化管理必须付出的代价。 其次，系统建设成功的标志是应用落实。系统的全面应用，不仅依靠于台内各个部门、每位员工的支持，“中高层领导的使用”更是系统应用落实的主要推动力。项目组要让领导层愿意使用系统、主动使用系统。 再次，我台初步实现网络办公，使用过程中一定会出现各种问题，项目组要让全体员工了解到系统的建设并非能一蹴而就，其应用的广度和深度会逐步扩大深入。 为了解决上述问题，项目组在台领导大力支持下，要求业务管理部门坚持系统建设原则，加强员工的应用落实。这种要求不仅落实在第一阶段培训和试运行工作中，更是贯穿于系统建设和推广应用的全过程。

3.3建设和应用推广的策略、方法

3.3.1系统建设量力而行，选取有代表性的功能应用做重点突破。 本系统建设内容繁杂，项目组在技术力量和业务关系协调方面资源有限，只能选取用户可以快速接受、并能落实应用的部分功能，先行建设和推广。我们做了如下考虑： （1）考虑业务使用者的范围，是局部应用，还是全员行为； （2）考虑需求的明确性，是业务流程清晰，还是需要再次梳理或优化； （3）考虑业务的复杂程度，事件的流转处理环节简单，还是繁复； （4）考虑业务管理部门的需求迫切性和配合程度，是亟待建设积极配合，抑或建设意图不明确消极对待。此项内容是上述所有问题分析的重点，决定了功能在技术实现过程中，业务关系协调的力度；决定了系统应用推广过程中，业务管理部门对功能使用的支持程度。 具体到本系统的建设，项目组在第一阶段选取了“少用户大应用”——设备购置申请审批、设备维修申请审批，以及“多用户小应用”——车辆管理、会议室预定等行政业务为主的应用，作为系统建设和应用推广的重点突破。

 3.3.2项目组成员深入了解业务，技术专家变身业务专家。 广电行业办公自动化成熟应用范例较少，基本无例可循。我台部门和工作人员数量多， 业务类型多样，对办公行政管理的自动化要求高。要实现复杂多变的办公行政管理模式，必须是量身而做，订制开发。技术和业务如何密切结合，需要技术人员深入了解业务，不仅要成为业务的管理人员，还要站在全局高度，梳理出不同部门交互业务中隐藏的复杂业务逻辑。

3.3.3项目组为关键人物和关键部门提供重点服务。 办公自动化是“一把手”工程，各级领导在制定业务规则、颁发管理条例、推广宣传方面的作用不可替代，中高层领导和业务管理部门作为关键人物和关键部门，对本系统的使用是全台员工应用落实的主要推动力，对持续推进系统建设起着重要作用。项目组为他们提供重点服务，做了大量细致工作。例如： （1）项目组对主要领导，争取面谈机会，汇报、演示、培训，进行一对一的沟通交流。对于他们所提的问题和建议，尽可能落实并及时反馈。 （2）开发“手机短信提示待办工作”的功能，方便用户登陆系统办理工作。 （3）制定各级领导和业务管理部门认可的业务规范，整理成规章制度，全台发布。“业务规范”明确了系统中的业务流程、职责权限等约束条件。“业务规范”的发布是系统应用和推广的前提条件。

3.3.4系统设计力求简单易用。 用户广泛是办公自动化有别于其他业务系统的一个显著特点。本系统是全台人员的信息化应用，它改变了所有人传统的工作习惯。为了让全体员工顺畅地转变工作方式，项目组在考虑安全性、兼容性等技术问题之外，多次进行系统优化和界面更改，力求操作简单易用。 例如，系统中填报的电子表单和人工填写的纸质表单，界面布局基本相同；设计了“常用意见列选”、“打开表单历史数据代入”等功能，减少用户操作次数；对于可优化的业务流程，本着“尽量少改变用户原有事件办理习惯”的原则，争取做到业务的电子办理流程与人工办理步骤一致；项目组还挑选了既非业务管理部门员工、亦非计算机从业人员的普通用户，对系统进行简单易用性测试，尽可能实现人性化操作。

3.3.5培训工作细致有序，运维服务周到全面。 项目组对用户分角色、分批次开展培训工作。首先进行业务管理部门培训；其后联合业务管理部门，对用户讲解系统的使用操作和业务办理流程；对于不熟悉计算机操作的老同志，项目组派专人不仅帮其录入基础数据，还要进行个性化培训。培训手段包括：现场讲解、建设模拟环境、录播培训视频等多种方式。 在系统试运行的第一周，项目组安排专人答疑解惑，并将每日的共性问题拟文发布在系统公告栏中。事实证明，此方法效果显著，每日答疑数量呈几何量级减少。与此同时，技术人员还监控系统中每个事件的办理过程，若发现异常，及时告知业务管理人员，由其通知用户进行修正。如此一来，既可以培养业务管理人员使用本系统的习惯，又可以从业务管理角度督促用户规范使用系统。

4总结 北京电视台办公行政管理系统开创了我台办公行政管理数字化、网络化、信息化、智能化的新篇章，实现了我台信息化建设中办公自动化“从无到有”质的变化，并为后续建设夯实了基础，积累了经验。主要体现在以下几个方面：

1.建立了我台的办公支撑平台。满足日常办公、公文流转、行政管理的需要，实现了公文发布、流转、审批、个人办公事项管理。

2.规范了办公行政管理的业务流程。传统纸质流程中，没有全面完善的规范约束，有些流程甚至没有规范，用户填报的随意性很大，给业务主管部门增加了很大的工作量。电子流程条理清晰，大大增强了系统的可操作性，减轻了业务主管部门的工作压力。

3.创建了办公行政业务的数字档案。各种办公和行政的数字信息以数据库存档方式代替了原来的纸质表单存档方式。数据展示清晰，内容全面，便于查询分析。

4.提高了工作效率。系统通过建立规范的工作流程、便捷的数据显示，帮助领导可以实时对流转状态进行监督，及时发现工作停滞环节，使工作人员降低签批、审核等时间，极大地提高了全台工作效率。 北京电视台办公行政管理系统正式运行以来，应用和运行效果良好，系统的建设和成功应用不仅实现了我台“业务流程规范化、资源共享清晰化、服务管理人性化”的新型管理模式，实现了系统的总体建设目标；同时也成为了领导密切联系群众，开展风险防控工作，行政事务公开透明的有力工具。