运用科技构建生产管理平台

——人民日报社发行出版供应结算系统综述

（人民日报社技术部） 池芳

摘要：面对快速发展的新媒体，传统媒体尤其是报纸正在迎接挑战。以加强新闻传播力、影响力为目标，根据报社的实际业务流程，研制开发人民日报社发行出版供应结算系统，系统充分利用技术创新，发挥技术融合引领作用，提高生产各环节的效率与效益，实现信息化管理模式。关键词：传播能力 发行 出版 供应 结算 数据共享 资源整合 作为中共中央机关报，人民日报承担着每天向全国和世界传播与介绍中国共产党和中国政府的方针、政策及主张的重任。重要的政治地位决定着人民日报发行、出版、供应各环节的重要性，任何一个环节出现问题都将造成重大的政治影响，因此报纸的这条生产线也是人民日报的生命线，不容忽视。系统建立前，业务部门的管理方式仍停留在手工方式上，从数据填报到形成报表存在着大量的人工操作，而数据在利用、分析、挖掘方面却严重不足。采用信息化管理，各系统既具备自身业务的所有管理功能，同时各系统间的数据实现共享，简化、规范数据来源，及时掌握印点生产情况，提高数据准确性、时效性，提升业务管理水平，报社信息化水平迈上新的台阶。1 项目建设背景报纸在采、编等环节已充分运用了信息化新技术，提高了稿件的采集、编辑时效。但如何将纸质报纸快速递交到读者手中，就必须提高报纸的出版发行能力。人民日报的发行出版方式与其它报社有相似之处，但由于人民日报的特殊性决定了这条链路上的各个环节都有个性。目前业务流程由三个部门负责：发行处、出版管理处、供应处。发行处负责报纸发行，掌握报纸的邮局发行、自主发行渠道；出版管理处负责各印点的版面印刷情况，包括印刷时间、版面状态、版面调整等管理工作；供应处负责纸张供应，根据各印点的生产情况，及时从十几家纸厂调拨不同规格型号的新闻纸，以适应不同类型的印刷机使用。如此庞大的生产链条，如此众多的参与人员，如此繁杂的工作流程，要求每一个工作环节的高质量、高效能，环环相扣，而手工操作将不可避免的出现一些人为错误、重复劳动、时效延误等现象。目前报社有47个代印点，还将建设新的代印点，如果对代印点的管理还停留在手工方式，将难以适应传播能力建设的发展。1.1 无法保证及时性人民日报的发行量一直受到党中央关注。因此发行数据的及时准确尤为重要，特别是在每年年底大收订时，每天的发行量以时为单位，不停的变化，报社领导随时监控发行情况，协调发行资源，督促发行进度。而手工操作反馈速度慢，无法实时掌握发行关键数据。1.2数据孤立不统一从目前的手工操作来看，各类报表较多，各环节从属于不同的业务管理部门，由于各管理部门掌握的数据来源不统一，汇总项目不统一，计算方法也不统一，这样就造成数据被重复录入。不仅如此，管理部门掌握的数据并不全面，局限于本部门，如发行处只掌握发行数据、出版处掌握印刷数据、供应处掌握用纸数据，业务数据比较孤立片面。而三者之间是有着较强的必然联系、因果关系的，发行量决定印刷量，而印刷量决定着用纸量，环环相扣，但就目前的手工管理很难做到这种深入的关联关系。1.3数据验证难度大业务数据的孤立造成审核工作量的增加，财务部门每个月需要核对47家代印点业务报表，报表格式五花八门、各式各样，而项目不完整、不规范更是增加了审核难度，经常需要与业务管理部门、印点人员沟通，反复确认才能完成，因此当月费用要等一两个月才能完成结算。随着发行渠道的拓展、印刷设备的更新、纸张形式的丰富，各项业务信息不断增加，面对大批量的数据，一方面是如何将这些数据消化，另一方面是如何吸收这些数据。消化数据是指对数据的使用，建立数据共享，充分使用数据，减少重复人力工作。吸收数据是指对数据的充分利用，通过表面数据情况，分析出数据背后的发展趋势，从而进行适度调整，适应市场变化形势，全面掌握发行情况，管理好各印点时效与质量。作为报社的花钱大户，在整体管理上必须清晰地掌握资金去向，控制资金支出。因此利用新技术，研发发行出版供应系统，势在必行。2 系统模块设计系统项目涵盖内容多，覆盖范围广，项目在总体规划后分步实施。总体规划为分别建设发行管理系统、出版管理系统、供应管理系统，实现自身业务的信息化管理，同时共享业务数据，汇总至财务结算系统，实现印点网上填报与结算。2008年完成发行管理系统、出版管理系统的项目建设，并正式上线使用。2010年陆续完成纸张管理系统、纸库管理系统、材料管理系统，2012年通过开发系统间的接口，系统贯通融合，实现基础数据的资源共享，真正形成一条印点信息化管理链条。2.1 发行管理系统人民日报发行管理系统首先是一个柔性的发行管理平台，采用积木堆砌式的、模块化的矩阵设计架构，使各业务子系统既可相互独立运行，又能有机整合，实现信息共享和资源共享，并易于扩展。根据人民日报发行业务的特点，系统有机融合了自主发行业务、邮发业务，实现了自主发行业务管理、邮发业务管理、绩效考核、奖金管理、综合统计分析等的全方位管理。它不仅满足人民日报现阶段跨区域、多渠道发行业务的需求，还易于实现将来发行业务的扩展需求，可以方便地增加新的业务模式、功能模块和应用系统。系统具有功能齐全、系统稳定、安全性高、操作灵活、界面友好、维护方便等特点。它不仅是发行管理强有力的助手，还能够全面地提升整个人民日报发行体系对跨区域、多渠道发行业务的统一监管能力。同时为其它子系统提供了准确可靠的发行基础数据。2.2出版管理系统人民日报社代印点遍布各个省，要保证印刷质量和时效性，需要对各印点的印量、承印情况、时效性进行统一的管理。出版管理系统可实时向各印点下发报社出版计划、版面安排等指令，还可采集各代印点的版面状态、出版时效、评价各印点印刷质量、计算印点耗材使用数量及印刷工价，实现了对全国47个分印点印刷数量、发报数量、承印能力的即时管理和信息汇总。2.3物资供应系统这套系统包含三个模块：纸张计划、纸库管理、耗材管理。纸张的采购计划、采购、入库、领用出库、查询、结算等业务的信息化管理，可以通过系统数据的计算和分析，提供根据上年度用纸量制定本年采购计划（细化到每个印点）的辅助支持，采购的纸张可以按照表单直接发送到各印点。面向供应部门提供办公耗材（打印纸、U盘、硒鼓等）、油品（加油卡和油票等）。纸库管理系统实现了完整的仓储物流管理功能，具有管理客户的纸张入库、保存、出库、配送，以及内部车辆管理、仓库存纸监控、与客户结算等功能。系统还面向管理层提供了地图导航功能，实时查询各印点纸张采购、实际到货、库存、各供应商产品在各印点的库存情况等。在系统中，在纸库出入库环节上使用了条码扫描、触摸屏等技术，可精确记录各机台纸架用纸的详细信息，支持剩余纸卷使用计算，还可以对用纸进行汇总统计和图形分析。2.4财务结算系统系统主要是面向发行、出版、供应三个子系统的总体财务管理。三个系统审核后的各项数据，通过研发的标准数据接口，精准地汇总到财务结算系统中，按指定公式计算出各类相关数据，最终形成不同的财务报表。按照报表统计情况，财务人员能够快速发现数据错误，准确核算相关成本，及时为发行员、印点、供应商完成结算，提高财务管理速度，使账目一目了然。3 系统总体流程印点填报人员分别进入发行系统、出版系统、供应系统填报相关生产数据，各系统对数据进行分析汇总，实现报社管理人员对各印点的生产业务管理。同时三个业务系统共享各自不同的有效数据，通过标准接口传递到财务结算系统。待报社财务人员审核后，印点可以通过下载结算表的方式掌握本印点结算总体情况。整体流程目标明确，公式清晰，保证数据的完整性与统一性。

4 总结经验体会4.1安全访问方式业务数据是报社发展建设的重要信息，从安全性考虑建立在报社内网上更合适。但项目中使用者为各地发行员、各地印点以及纸厂供应商，这些用户不可能访问报社内网。如何解决外网用户访问系统，我们从安全性、方便性进行了综合考虑，确定了在内、外网同时建立系统发布，而数据库仅在内网中建立，这样既能解决安全与用户访问问题，也能保证数据的唯一性与完整性。各地用户通过公网地址可以直接填报各类数据，报社各业务管理部门可以及时掌握这些数据，双方可以通过系统内部的通知模块实现信息交流，达到高效管理。4.2共享业务数据由于系统的建设是分步进行的，建设之初主要以解决本部门业务管理方式为主，随着系统的不断建设与完善，发现某些数据存在重复。考虑到业务数据的共享，因此在完成各系统独立运行的同时，将关联数据流动起来。比如通过印点填写发行量、版面状态数据，系统可以自动计算出印刷总对开张数，供应处可以依据这个数据验证印点用纸情况。数据共享，既尽可能地避免了数据的差错，也促进了业务部门互相了解，提高了管理水平。4.3与印点勤沟通印点在承印人民日报时也存在着不同部门、不同人员的管理，分管各业务数据的统计和填报，因此在系统中数据录入时要建立多个用户与权限，分工明确，责任清晰，避免扯皮。同时在系统中开发了消息模块，增加了信息沟通渠道，报社能够将增印申请、版面调整、订货计划等信息及时通知到全国各印点，各印点能够下载报社财务部门的审核报表，形成了畅通的信息沟通模式。4.4降低操作难度我们采用手持无线扫描枪方式，对不同厂家的条形码事先预设，快速扫描，无线上传，有效避免数据错误，提高工作效率。同时增加触摸屏操作方式，减化库房管理员操作，立体直观反映库房情况，提升管理科学化。5 展望系统拓展目前系统已投入正式运行，在数据共享、生产时效等方面取得了明显的效果，为各业务部门提供了良好地管理平台。随着业务的延伸与技术的发展，系统的拓展前景也引人关注。5.1拓展与邮局数据关联系统建立后，虽然在时效上有所提高，但有些数据还是无法及时审核，比如发行数据中的个别项目，这主要是因为邮局只能到每月月底才能告知各印点详细发行清单，审核必须以邮局的数据为准，这就有可能使数据存在差异。在系统建立时也充分考虑到这方面的因素，设计了与邮局系统联网并比对填报数据的功能模块，只要邮局系统开放接口，就可以时时获取数据，及时审核发行数据。5.2拓展发行渠道随着信息技术的发展，新媒体形式越来越多样，通过新媒体（电脑、手机、IPAD等）了解新闻的读者越来越多，报纸电子版浏览方式更方便更快捷，而目前也有不少报社或媒体推出电子报，受众面较广，这种电子报可一天多期，简单排版，以报纸杂志样式，随时发布最新信息，传统媒体纸质报纸受到较大冲击，发行形式十分严峻。拓宽发行渠道，增加发行内容，将电子版、电子报纳入到发行量也是值得深入探讨的。5.3为领导决策提供参考发行是报社收入大户，而出版、供应这两方面又是报社的花钱大户，因此对于社领导来说，业务数据是报社整体发展的重要依据。根据发行数据，可以准确了解发行的趋势、动态，制定下一阶段发行方略。根据出版数据，制定印点部署方案，及时调整各印点的印刷配额，实现全国各地报纸的同步出版。根据供应数据，动态调配纸张供应，避免资金浪费，使报社资金更加灵活运转。而这些基础数据相互关联相互作用，也在影响着报社其它的业务，影响着报社的建设，构成重要资金链条。因此应继续与决策系统相融合，在准确的业务数据基础上，利用先进的技术分析手段，测算业务发展趋势，辅助领导做出正确决策。印点结算系统融合了四个业务管理系统的多类型数据，数据之间共享、关联、验证，掌握报纸发行情况，改进纸媒印刷质量，调控印点纸张供应，既提高了印点管理水平，又提高了印点结算时效，实现了报社全方位流程化管理。 参考书目：1、《国家“十二五”时期文化改革发展规划纲要》人民日报，2012年2月16日第五、六版2、《中国报业“十二五”信息化建设发展规划建议书》，《中国报业》2011年第5期 人民日报社技术部 池芳 联系电话：65368231、13693209577，chifang1@sohu.com 编辑：中国新闻技术工作者联合会