数字时代下电台科技档案管理工作探析

刘晓红

（ 国家新闻出版广电总局七五一台 ）

摘要：随着广播事业的发展，信息化、电子化的不断深入，对电台档案管理提出新的要求。本文从重视档案工作，建立完善档案管理规章制度、档案评估制度，加大检查力度，紧跟档案信息化步伐，搞好数字化科技档案管理，加强档案管理人员业务素质等方面谈谈个人对数字时代下科技档案管理工作的几点看法。关健词：数字时代 电台　　科技档案电台的科技档案是广播电台事业发展的重要组成部分，它指的是广播电视科学技术活动中的安全播出、设备更新改造、技术维护及基本建设等项目工作中形成的具有保存价值的文字、图样、图表、声像等不同载体的历史记录。它是唯一直接记录科技活动过程和经验的档案，起到了积累科技经验，进行科技储备的作用。因此，积累和管理好科技档案既能为电台科技人员进行技术工作提供便利，又能为领导科技管理决策提供依据。随着信息化、网络化的不断深入，科技档案管理工作有了很大变化，如何让数字时代下的科技档案管理跟上时代的步伐，更好地为电台广播事业服务，已是新时期对我们档案工作的一大挑战。本文就数字时代下科技档案管理工作谈以下几点看法。1、应重视档案工作，提高档案意识档案意识的强弱是决定档案工作好坏的关键，而领导对档案工作的重视，将直接决定档案工作的质量。以往档案工作现状是领导重视度不够，认识上存在误区。同时，广大职工对档案工作的思想认识存在不足，认为档案资料可有可无。以往有些技术部门为了自己工作的便利，不愿意将一些需要归档的技术文件、资料归档，或者只交复印件，不交原件，设备到货开箱时不通知档案人员到场，以至于一些重要的文件、资料没能及时地归档或归档不全，造成档案资料的不完整，为日后的工作利用留下遗憾，严重影响整个档案管理工作的质量。科技档案是具有特殊价值的信息资源，应给予高度重视。首先，要加强领导的档案意识，使其重视档案工作，并为档案工作提供良好的工作条件，同时将档案工作纳入工作计划。这些年，随着广播事业的发展，《档案法》和《无线局科技档案管理暂行规定》的出台，领导的档案意识有所增强，我台建立了规范的专用库房、购置了专用档案柜、库房内配备了防潮、防盗等配套保护措施，加大了必要的人财物的投入，日常工作也经常过问档案工作，档案管理正逐步纳入了正规的管理轨道。其次，要加强职工的档案意识，充分认识到档案工作的重要性，在档案管理中树立“档案质量，人人有责”的观念。各部门应积极配合档案的归档收集工作，档案人员也要主动了解各部门的工作，加强与各部门的交流与沟通，做好档案的利用与服务，充分发挥好科技档案在电台工作中的重要作用。2、建立并完善档案管理制度首先，要建立一套严格的档案管理制度，使档案资料从收集、归档到移交以及档案的日常保管、借阅、利用，能按制度规范化运行。当前，无线局已根据《档案法》出台了的《无线局科技档案管理暂行规定》，在规定中对档案管理工作中档案的归档范围、归档方法以及制作等做出具体说明，使无线电台的档案管理有了法规依据。基层台站应结合本台档案工作的特点，综合规划，制定以适应本单位具有合理性、科学性、可操作性的档案管理工作制度。我台就根据工作需要制定了适合本台档案立卷、保管、借阅、销毁等制度，并根据电台档案特点，将档案资料划分为文书档案、科技档案和照片档案分类进行管理，针对不同档案资料制定不同的归档要求。其次，随着时代的进步，档案工作也应与时俱进，适应社会发展和技术进步的要求，完善一些新的标准和规范。在当今信息化、网络化不断深入的数字时代，电子文件的大量出现，电子文件的生成、归档、安全及应用，都与传统的纸质档案有着很大的不同。尤其在信息的共享与网络传输更依赖于统一的标准和规范，比如在形成的数字化科技文件材料中涉及到的技术标准较多，有国家标准、行业标准和企业标准等，制作的电子图纸也有不同软件，不同版本，造成在实际利用中，由于标准不统一，无法实现资源的传输、共享。如何管理利用好电子文件，各电台应根据实际情况，以有关出台电子文件管理法规为依据，制定一套适合电台的电子文件档案管理标准，使得档案资料既能更快捷、更方便地为广大科技工作者服务，在服务的同时，又能保证其资料的安全不泄密。3、建立档案质量评估制度，加大对档案质量的检查力度档案工作在有了科学可行的档案管理制度下，要保证其档案质量好坏还必须建立健全档案工作的检查、考核与评估制度。首先，提升档案工作的地位，将档案管理工作纳入单位的年终目标绩效考核内容中。以往电台的档案工作被认为只是作为一般性工作，在年终考核中并未体现。基于档案工作特别是科技档案在电台工作中的重要性，将这项内容在年终考核中予以规定。第二，必须制定详细的质量评估制度。无线局根据电台的档案管理要求出台了《无线局办公室管理工作评估办法》，在办法中针对档案工作制定了详细的评估细则，规定对各电台单位评估每四年一次，检查每年一次。同时评估组织对各基层电台档案工作检查中发现的问题限期改正，督查评估意见的落实情况，认真收集反馈信息并有重点地进行复查，直到措施真正落实为止。并适当采用行政和经济手段，对评估考核不合格，单位不能评优；对于考核优秀的，可适当予以物资鼓励，以促进工作的提高。这样，从定制度、落实处、监督、评估相结合，达到切实搞好和提高原有档案管理水平的目的。第三，累积评估检查结果，促进评估制度完善和评估办法的改进。评估制度制定之后，不应当是一成不变的，一套好的、合理的评估制度才更有利于档案管理工作的提高。因此对以往评估结果的累积保存尤为重要。通过累积的评估结果可综合看出整个档案工作发展的趋势，根据工作的发展和实际评估经验的积累，不断对评估检查方式和方法、检查项目进行修改和完善，形成一套能与时俱进的、高标准的评估制度。4、紧跟信息化步伐，搞好数字化科技档案管理工作随着科技的进步，数字化的不断深入，传统的纸质、录像带等档案资料已被大量的电子文件所取代，将形成和归档后的数字化科技档案管理好、利用好，让科学技术发展的重要信息资源在数字化时代得以很好地继续。我认为当前数字化科技档案管理工作可以从以下三方面着手：4.1 适应文件载体的变化，做好数字化科技档案的归档在当前，数字化科技档案的归档有两个方面的工作：一是做好数字化科技档案的归档工作。由于电子化技术的不断深入，现在产生一些科技资料，大多在出具纸质资料（如说明书、图纸等）的同时，为方便资料的利用，均附上资料的电子版本。这就要求将纸质资料按规定保存的同时，将电子资料通过拷贝在电脑中进行归档保存。二是做好以前已归档保存科技档案的数字化工作。对于以往的纸质科技档案，存在提供利用不便，长期使用易损坏等缺点，有必要采用数字化处理使其更易保存利用。对于其中文字的科技档案，可通过键盘输入，制作成电子文件；对于具有相当技术价值的图纸文件如技术施工图纸、设备图纸等，利用现代设备和现代技术如计算机制图软件、扫描仪等，将其资料整理输入计算机制作成电子文件，加以存档。4.2 做好电子档案的安全管理电子档案的安全管理工作主要从两方面着手：一方面是电子文件本身载体的安全防护。电子档案一般是存储在硬盘、光盘等介质上，所以存放电子档案的柜、架及库房必须达到避光、防尘、远离强磁场和有害气体等有关标准的要求；对于一些长期保存的电子文件为防止存储介质损坏造成资料丢失应定期拷贝；对于特别重要的电子资料采用软件备份与人工保护相结合，除定期拷贝以外，还必须将电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存，确保档案资料安全不丢失。另一方面指电子档案信息的运用安全管理。首先是电子文件的防病毒。无论是档案室电脑还是局域网上电脑都存在病毒入侵的风险。为防范电脑病毒，在电脑上安装最新的杀毒软件防毒杀毒。档案室电脑也采用两台分开管理，一台存放全面档案资料的电脑，加密且独立使用，与所有外网隔离，防止网络入侵，确保资料安全；另一台上存放一般性电子档案资料，与局域网相连，方便查询与必要的资料传输、拷贝等。对访问电子档案的人员采取使用权限限制。针对科技档案保密性的特点，只对电台高层管理人员及技术人员开放，所有使用人员均有专门的登录号码及密码，既方便查询，又能保证资料的使用安全。并根据科技档案的秘级不同，开放电子文件不同；对于尤为秘密的电子科技文件不上局域网，只能在档案室电脑上查询，不允许拷贝复制。一般性科技档案资料可在局域网的科技档案专栏中查询。为保证电台科技档案的安全性，局域网与外网采用物理隔离。4.3 做好档案信息资源的开发利用工作传统的档案管理“重藏轻用”，而在信息资源的时代，应要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，为电台的科技工作服务。首先建立档案的目录检索库，实现档案信息的多角度检索和自由提取。在档案室的管理电脑上采用档案管理系统软件，将档案信息按照管理软件的要求进行分类加工整理，分类储存，使档案信息成为能在电脑上多角度检索，自由提取的科技信息资源，为档案利用者提供的方便快捷查询服务。比如，技术人员需要查找某一科技图纸，档案室工作人员可根据图纸资料的要求，在目录检索库中输入检索，利用计算机检索速度快，可在短时间内找到所需资料。再如一线抢修急需资料，还可利用局域网直接将资料拷贝后发送到现场电脑，为技术人员提供最方便、快捷的服务。第二，在全局局域网上设立科技档案专栏，提供无线局内部科技信息，实现网上阅览、网上查询，并在专栏中设立技术交流区，方便技术人员在实现资源共享的同时，在交流区中畅所欲言，也可就某个电台在技术方面的难题在交流区集思广议，以增进各电台技术人员之间进行技术交流。5、进一步加强科技档案管理队伍建设，提高人员素质档案管理是一门综合性学科，涉及的知识面广，它要求档案管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，又要有扎实的档案管理的理论知识，一定的专业知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。档案管理人员素质决定了档案管理工作水平的高低、质量的优劣，因而一支高素质的档案队伍，对档案管理工作来说，显得尤为重要。5.1 建立专兼职结合的档案管理人员队伍在电台技办室设立一名专职档案管理人员，同时在电台其它部门设立几名兼职档案人员，特别是一线技术部门。鉴于技术档案的重要性，技术部门的兼职人员必须是技术人员，由其负责将本技术部门的技术文件、图纸、资料及时收集、移交，上下配合，以确保整个档案管理工作的准确、完整。5.2 不断加强档案人员的职业道德教育和业务培训首先，重视加强档案管理人员的职业道德教育。电台自身的工作性质，决定了科技档案工作的机要性和保密性，这就要求档案人员具备较高的政治素养，因此职业道德教育是必不可少的。通过对专兼职档案人员的职业道德培训，增强管理人员的责任心，以确保涉密档案资料的保管安全。其次，要加强档案人员的业务培训。在单位内部营造良好的学习气氛，为专兼职档案工作人员提供良好的学习机会，充分调动档案管理学习的积极性。随着日新月异电子时代的来临，对档案人员的业务素质提出更高的要求。对档案人员业务培训可以采取分阶段、有计划、有步骤地进行。业务培训应针对不同层次，不同岗位制定出详细培训计划。对新来的管理人员重点在于岗位培训；并加大对专职档案管理人员的继续教育培训，针对不断变化数字时代档案管理的要求，以科学技术发展的新知识为学习重点，了解和掌握最新的现代化管理手段，更好地服务于档案管理工作。总之，电台科技档案管理工作要与时俱进，不断创新，加快适应信息技术和档案共同发展的需要，让它更有利于服务今天，利于未来，为历史查找、科学研究提供素材，使之在电台安全播出中发挥更大的作用。 [参考文献]：[1] 李杰冲. 提升企业档案管理水平之我见[J] .档案时空2010，(4)：33～34.[2] 周继香，余丙军. 科技档案管理信息化建设探析[J] .档案时空2010，(4)：29～30.[3] 廖立坚.档案管理系统在文书档案工作中的运用[J]. 档案时空，2010，(6)：14～15. 编辑：中国新闻技术工作者联合会